Welche Belege muss der Mieter für die Abrechnung eines Kostenvorschusses vorlegen?

Ausführliche Antwort

Eine bloße Mitteilung reicht nicht

Der Bundesgerichtshof behandelt den Kostenvorschuss zur Mängelbeseitigung als abzurechnenden Vorschuss, sodass nach Durchführung der Arbeiten nachvollziehbar festgestellt werden können muss, welche Kosten tatsächlich entstanden sind.

Rechnungen sind der wichtigste Nachweis

§ 259 BGB sieht bei einer Rechenschaftspflicht eine geordnete Zusammenstellung der Ausgaben und die Vorlage der üblicherweise erteilten Belege vor.

§ 259 BGB – Umfang der Rechenschaftspflicht

Dazu gehören bei einer Mängelbeseitigung regelmäßig Handwerkerrechnungen sowie Rechnungen oder Quittungen für selbst gekauftes Material.

Die Abrechnung sollte zu den ausgeführten Arbeiten passen

Aus den Unterlagen sollte erkennbar sein, welche Arbeiten durchgeführt wurden und dass sie tatsächlich der Beseitigung des Mangels dienten, denn nach § 536a Abs. 2 BGB sind nur die erforderlichen Aufwendungen ersatzfähig.

§ 536a BGB – Schadens- und Aufwendungsersatz wegen eines Mangels

Zahlungsnachweise sind nicht automatisch immer erforderlich

Eine zusätzliche Vorlage von Kontoauszügen ist nicht in jedem Fall zwingend, kann aber beispielsweise bei Barzahlungen, unklaren Rechnungen oder Zweifeln an der tatsächlichen Verwendung des Vorschusses für eine vollständige Abrechnung relevant werden.

Der nicht belegte Rest bleibt nicht automatisch beim Mieter

Kann der Mieter einen Teil des Vorschusses nicht als erforderliche Mängelbeseitigungskosten abrechnen, kommt insoweit grundsätzlich eine Rückzahlung an den Vermieter in Betracht; auch die mietrechtliche Rechtsprechung behandelt den Vorschuss als zweckgebunden und abrechnungspflichtig.

Aus unserer Beraterpraxis

Wir würden eine einfache Schlussabrechnung verlangen

Bei größeren Beträgen würden wir den Mieter bitten, den erhaltenen Vorschuss den tatsächlich entstandenen Kosten gegenüberzustellen und die entsprechenden Belege beizufügen.

Handwerkerrechnungen sollten konkret sein

Eine Rechnung über lediglich „Arbeiten in der Wohnung – 5.000 Euro“ würden wir bei einem größeren Schaden nicht ohne Weiteres akzeptieren. Aus unserer Sicht sollte zumindest erkennbar sein, welche Leistungen für welchen Mangel erbracht wurden.

Bei Materialkäufen die Kassenzettel aufbewahren

Kauft der Mieter beispielsweise Farbe, Putz oder Ersatzteile selbst, würden wir die entsprechenden Rechnungen oder Quittungen in die Abrechnung aufnehmen lassen.

Nicht unnötig kompliziert machen

Bei einer nachvollziehbaren Handwerkerrechnung über einen überschaubaren Betrag würden wir nicht automatisch zusätzlich Kontoauszüge und weitere Nachweise verlangen. Entscheidend ist für uns, dass die Verwendung des Geldes plausibel und überprüfbar ist.

Bei erheblichen Unstimmigkeiten genauer prüfen

Stimmen Vorschuss, Rechnungen und tatsächlich ausgeführte Arbeiten deutlich nicht überein, würden wir weitere Nachweise verlangen und gegebenenfalls einen nicht belegten Betrag zurückfordern.

Eine FAQ-Antwort behandelt das Allgemeine – sprechen Sie uns gerne an, wenn es um die Besonderheiten Ihres Vorhabens geht.