Kurzantwort
Sie müssen einer Kautionsabrechnung grundsätzlich nicht automatisch sämtliche Rechnungen, Fotos und Kostenvoranschläge beifügen, die vorgenommenen Abzüge müssen aber nach Grund und Höhe nachvollziehbar sein. Bestreitet der ehemalige Mieter Ihre Forderungen, sollten Sie diese mit geeigneten Unterlagen belegen und in einem Rechtsstreit gegebenenfalls beweisen können. Eine FAQ-Antwort ist ein guter Ausgangspunkt, doch im persönlichen Gespräch lässt sich Ihre Situation genauer einordnen.
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Aus der Kautionsabrechnung sollte für den ehemaligen Mieter erkennbar sein, welche Kautionssumme einschließlich Erträgen vorhanden ist, welche konkreten Gegenforderungen Sie geltend machen und welche Beträge Sie deshalb abziehen.
Eine allgemeine Regel, nach der jeder Kautionsabrechnung zwingend sämtliche Rechnungen, Fotos oder Kostenvoranschläge als Kopie beigefügt werden müssen, besteht nicht.
Ziehen Sie beispielsweise 1.200 Euro wegen eines beschädigten Fußbodens ab, sollten Sie anhand von Fotos, Kostenvoranschlag oder Rechnung und gegebenenfalls dem Übergabeprotokoll erklären können, wie sich diese Forderung zusammensetzt.
Bestreitet der ehemalige Mieter den Schaden oder dessen Höhe, müssen Sie die Voraussetzungen Ihrer Schadensersatzforderung im Streitfall entsprechend darlegen und beweisen; die Kaution macht aus einer unbelegten Forderung nicht automatisch eine berechtigte Forderung.
Bei einer Betriebskostenabrechnung hat der Mieter ausdrücklich das Recht, auf Verlangen Einsicht in die zugrunde liegenden Belege zu nehmen; diese spezielle Regelung darf nicht einfach mit allen anderen Kautionsabzügen gleichgesetzt werden.
Gerade bei größeren Abzügen kann es deshalb sinnvoll sein, aussagekräftige Rechnungen oder Kostenvoranschläge freiwillig zusammen mit der Kautionsabrechnung zu übersenden oder jedenfalls unkompliziert zur Verfügung zu stellen.
Wenn wir von einer Kaution beispielsweise 1.800 Euro wegen eines Mieterschadens einbehalten, würden wir dem ehemaligen Mieter nicht lediglich eine Zeile mit „Schaden 1.800 Euro“ schicken. Wir würden kurz erläutern, was beschädigt wurde, und bei größeren Positionen den entsprechenden Kostenvoranschlag oder die Rechnung direkt beifügen. Fotos vom Ein- und Auszug würden wir ebenfalls griffbereit halten und bei einer Auseinandersetzung gezielt verwenden. Bei zehn oder zwanzig Euro würden wir daraus natürlich keinen Aktenordner machen. Je größer jedoch der Abzug von der Kaution ist, desto sauberer würden wir dokumentieren, woher der Betrag kommt und warum gerade der ehemalige Mieter dafür verantwortlich sein soll. Eine nachvollziehbare Abrechnung verhindert zwar keinen Streit, macht die eigene Position aber erheblich belastbarer.
Eine FAQ-Antwort kann vieles verständlicher machen, doch eine gute Entscheidung sollte immer Ihre persönlichen Voraussetzungen berücksichtigen.
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Text zu lesen.
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