Wie sollte ich Bewerbungsunterlagen von Mietinteressenten sicher aufbewahren?

Ausführliche Antwort

Nur notwendige Unterlagen erheben

Fordern Sie nur diejenigen Informationen und Unterlagen an, die im jeweiligen Stadium der Mieterauswahl tatsächlich erforderlich sind; die Datenschutzkonferenz weist ausdrücklich darauf hin, dass nicht erforderliche Unterlagen gar nicht erst angefordert werden sollten.

Zugriff möglichst begrenzen

Digitale Bewerbungsunterlagen sollten so gespeichert werden, dass nur Personen darauf zugreifen können, die tatsächlich mit der Mieterauswahl befasst sind; die DSGVO verlangt ein dem jeweiligen Risiko angemessenes Schutzniveau.

Papierunterlagen ebenfalls schützen

Ausgedruckte Gehaltsabrechnungen, Selbstauskünfte oder Bonitätsnachweise sollten beispielsweise nicht offen im Büro herumliegen, sondern in einem geschützten Bereich aufbewahrt werden.

Nicht unnötig weitergeben

Unterlagen sollten nicht ohne sachlichen Grund an andere Eigentümer, Handwerker oder sonstige Dritte weitergeleitet werden, denn personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte Zwecke und im erforderlichen Umfang verarbeitet werden.

Nach Wegfall des Zwecks wieder löschen

Sind die Daten für die Mieterauswahl nicht mehr erforderlich und besteht keine andere zulässige Grundlage für ihre weitere Speicherung, greift der Grundsatz der Speicherbegrenzung.

Aus unserer Beraterpraxis

Mit Bewerbungsunterlagen würden wir umgehen wie mit Bankunterlagen

Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide und Bonitätsinformationen würden wir weder offen auf dem Schreibtisch liegen lassen noch in irgendeinem frei zugänglichen Computerordner speichern. Bei mehreren Bewerbern würden wir für jede Wohnung eine klar strukturierte Ablage führen und den Zugriff möglichst auf die tatsächlich beteiligten Personen begrenzen. Nach Abschluss der Vermietung würden wir außerdem konsequent aufräumen und nicht aus Bequemlichkeit jahrelang alte Bewerbungsunterlagen sammeln. Gerade private Vermieter unterschätzen aus unserer Sicht manchmal, wie sensibel die Daten sind, die ihnen Mietinteressenten anvertrauen.

Eine FAQ-Antwort ersetzt keine persönliche Betrachtung – sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihr Vorhaben genauer einordnen möchten.