Kurzantwort
Auch wenn eine Hausverwaltung die Mietersuche und Bonitätsprüfung übernimmt, dürfen nur die Daten erhoben und verarbeitet werden, die im jeweiligen Stadium der Vermietung tatsächlich erforderlich sind. Außerdem sollte klar geregelt sein, wer datenschutzrechtlich verantwortlich ist, wer auf die Bewerbungsunterlagen zugreifen darf und wann die Daten wieder gelöscht werden. Eine FAQ-Antwort kann eine wichtige Frage klären – sprechen Sie uns gerne an, damit auch Ihre persönliche Situation in die Entscheidung einfließt.
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Eine Hausverwaltung darf nicht deshalb mehr Daten von Mietinteressenten erheben, weil sie professionell mit der Vermietung beauftragt wurde; Umfang und Zeitpunkt der Datenerhebung müssen weiterhin zum jeweiligen Vermietungsschritt passen.
Ob die Hausverwaltung lediglich weisungsgebunden Daten für den Eigentümer verarbeitet oder bei der Mieterauswahl eigene Entscheidungen trifft, beeinflusst ihre datenschutzrechtliche Stellung.
Handelt die Hausverwaltung tatsächlich als Auftragsverarbeiter, verlangt Art. 28 DSGVO grundsätzlich eine entsprechende vertragliche Regelung unter anderem zu Weisungen, Vertraulichkeit und Datensicherheit.
Gehaltsabrechnungen, Bonitätsnachweise und Steuerunterlagen sollten nur den Personen zugänglich sein, die diese Informationen für die konkrete Mieterauswahl benötigen.
Nach Abschluss des Auswahlverfahrens sollten nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen nach den geltenden Datenschutzregeln gelöscht werden und nicht dauerhaft bei Eigentümer und Hausverwaltung liegen bleiben.
Auch wenn die Hausverwaltung praktisch alles erledigt, würden wir uns als Eigentümer zumindest erklären lassen, welche Unterlagen verlangt werden, wer sie erhält, wo sie gespeichert werden und wie das Löschkonzept aussieht.
Eine professionelle Hausverwaltung kann die Mieterauswahl erheblich erleichtern, gerade wenn viele Interessenten vorhanden sind. Wir würden uns als Eigentümer trotzdem einmal zeigen lassen, wie der Bewerbungsprozess organisiert ist und welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden. Besonders wichtig wären uns ein sauberer Umgang mit Gehalts- und Bonitätsunterlagen, begrenzte Zugriffsrechte und ein nachvollziehbares Löschverfahren nach Abschluss der Vermietung. Eine gute Hausverwaltung sollte solche Fragen problemlos beantworten können.
Eine FAQ-Antwort ersetzt keine persönliche Betrachtung – sprechen Sie uns gerne an, wenn Sie Ihr Vorhaben genauer einordnen möchten.
vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Text zu lesen.
Bei weiteren Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!
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